Konferencja online czy konferencja na żywo? Porównanie wad i zalet

Konferencje na stałe wpisały się w kalendarz imprez branżowych. Takie wydarzenia gromadzą najlepszych ekspertów i praktyków, którzy dzielą się swoim wieloletnim doświadczeniem z uczestnikami. Konferencja to doskonała okazja do poszerzenia wiedzy oraz nawiązania nowych kontaktów osobistych i biznesowych. To również szansa na poznanie najnowszych trendów rynkowych. Dziś tego typu imprezy można organizować nie tylko w formie stacjonarnej. Technologie, jakimi obecnie dysponujemy, pozwalają na realizację eventów również zdalnie. Każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady. Którą opcję lepiej wybrać?

Eventy wirtualne to jedna z ciekawszych alternatyw dla tradycyjnych spotkań odbywających się na żywo. Format online oferuje wiele korzyści zarówno dla uczestników, jak i dla organizatora. Konferencja wirtualna to nic innego jak streaming materiału (obrazu i dźwięku) w czasie rzeczywistym przez Internet. Uczestnicy mogą dołączyć do wydarzenia poprzez specjalną platformę. To wirtualna przestrzeń all-in-one, umożliwiająca zorganizowanie eventu dokładnie tak, jak w świecie rzeczywistym. Część zasad związanych z organizowaniem konferencji online jest niemal identycznych ze sposobem przygotowania spotkań odbywających się stacjonarnie: https://bluexperience.pl/organizacja-konferencji-i-kongresow/. Najważniejszymi zaletami takiego rozwiązania są m.in. dotarcie do znacznie większej liczby odbiorców oraz możliwość pojawienia się na wydarzeniu niezależnie od tego, gdzie ktoś w danej chwili się znajduje. Z punktu widzenia organizatora korzyścią jest natomiast niski koszt imprezy, porównując z przygotowaniem konferencji w tradycyjnej, stacjonarnej formie.

Wydarzenia stacjonarne, czyli takie w całości organizowane na miejscu, to najbardziej znana forma spotkań. Jedną z podstawowych zalet konferencji stacjonarnych jest możliwość obcowania twarzą w twarz z drugim człowiekiem. To coś, czego nigdy nie zapewnią nam projekty digitalowe, nawet te najbardziej szczegółowo zaplanowane i dopięte na ostatni guzik. Żadna forma kontaktu wirtualnego nie jest w stanie zastąpić relacji bezpośrednich, oddziaływania na wszystkie zmysły uczestników i wywoływania dzięki temu pozytywnych emocji. Z drugiej strony w przypadku eventów organizowanych stacjonarnie trzeba liczyć się z wysokimi kosztami, większą ilością technicznych i logistycznych aspektów do przypilnowania przed imprezą oraz w jej trakcie, a także trudnością obliczania zwrotu z inwestycji. Istnieje też ryzyko opóźnień komunikacyjnych.

Poza możliwościami kontaktu na żywo oraz transmisją wideo istnieje również rozwiązanie pośrednie, czyli tzw. model hybrydowy. To swoiste połączenie tych dwóch formuł, które zawiera w sobie elementy spotkań stacjonarnych oraz wydarzeń wirtualnych. Usługa polega na streamowaniu obrazu z sali, w której odbywa się impreza, na platformę webową. Osoby, które nie dotarły na spotkanie osobiście, mogą wziąć w nim czynny udział poprzez obserwowanie, słuchanie, komentowanie czy też zadawanie pytań w czasie rzeczywistym. Popularne platformy, np. https://bluplatform.io/, oferują również zaawansowane funkcje czatu na żywo dla uczestników i prelegentów, pokoje indywidualne, strefę networkingu, ankiety, głosowania, debaty itp. Konferencja hybrydowa może być świetnym rozwiązaniem zwłaszcza w sytuacji, gdy część uczestników nie może lub nie chce podróżować ze względów zdrowotnych lub bezpieczeństwa. Co istotne, model hybrydowy sprawdzi się nawet na niewielkich przestrzeniach – pozwala bowiem na udział nieograniczonej liczbie osób.

Podsumowując: trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, która wersja konferencji – online, offline czy hybrydowa – jest tą najlepszą. Jedno natomiast jest pewne: wybór ostatecznej opcji powinien być uwarunkowany aktualnymi okolicznościami i adekwatny do indywidualnych potrzeb.